POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COMERCIALIZADORA EL TROLLEY SAS

ECOIDEASS

PORTAMEDALLAS

La privacidad de datos personales es importante para COMERCIALIZADORA EL TROLLEY SAS y sus marcas ECOIDEASS y PORTAMEDALLAS, por ello, COMERCIALIZADORA EL TROLLEY SAS (en adelante EL TROLLEY SAS) con NIT No. 900674829-5, ubicada en la calle 20 No 82-52 of 336 de Bogotá, D.C., teléfono (601) 7514339, en cumplimiento del Decreto Reglamentario 1377 DE 2013 y la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y demás normas aplicables, se compromete a actuar con responsabilidad al momento de recopilar su información personal y a proteger su privacidad como proveedor, cliente, empleado y contratista, y a garantizar la confidencialidad de sus datos personales.

EL TROLLEY garantiza la confidencialidad y seguridad de cada uno de los datos recibidos por terceros, almacenándolos y usándolos de forma adecuada y segura, lo que no impide que éstos puedan verificar la exactitud de esta y ejercer sus derechos relativos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada, así como su derecho a revocar la autorización suministrada a EL TROLLEY, para el tratamiento de sus datos.

ALCANCE

Esta Política de Protección y Privacidad de Datos personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte del TROLLEY, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales.

TÉRMINOS

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para

• Llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos

• Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRATAMIENTO

Los datos que EL TROLLEY recolecta de terceros, se procesa y usa de conformidad con las regulaciones actuales de protección de información y privacidad, que se regirá por las siguientes condiciones:

Principios generales que se acogen para garantizar la protección de los datos personales:

Dentro del compromiso legal y corporativo de El TROLLEY para garantizar la confidencialidad de la información personal de sus proveedores, clientes, empleados, y contratistas, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los ya presentes en la Ley 1581 del 2012 y el Decreto 1377 del 2013, los siguientes:

• Principio de legalidad: no habrá tratamiento de información personal sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.

• Principio de finalidad

• Proveer e informar nuestros productos y/o servicios.

• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados.

• Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios.

• Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios.

• Enviar información de alto interés sobre salud ocupacional y seguridad industrial.

• Enviar información a sus trabajadores y clientes.

• Verificación saldos de sus acreedores.

• Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.

• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

• Principio de libertad: EL TROLLEY realizará tratamiento de datos personales únicamente cuando cuenten con la autorización de las personas en los términos del art. 3 literal a de la Ley 1581 del 2012 y el capítulo II del Decreto 1377 del 2013.

• Principio de veracidad y calidad: EL TROLLEY propenderá porque la información de sus proveedores, clientes, empleados y contratistas sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales. Igualmente, EL TROLLEY se abstendrá de llevar a cabo el tratamiento de la información cuando existan dudas sobre la calidad o veracidad de esta.

• Principio de transparencia: dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará a proveedores, clientes, empleados y contratistas, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida, EL TROLLEY se compromete a garantizar que únicamente personas autorizadas podrán acceder a la información personal. Asimismo, su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario.

• Principio de seguridad: EL TROLLEY adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los proveedores, clientes, empleados y contratistas almacenada en bases de datos físicas o digitales no circule o personas no autorizadas accedan a ella.

DERECHOS SOBRE LOS DATOS PERSONALES:

Los titulares de la información podrán, en cualquier tiempo, ejercer los derechos consagrados en la Ley 1581 del 2012 de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a los datos, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.

Para el ejercicio de los derechos el titular de la información podrá comunicarse con la línea telefónica (601)3207876, o enviar un correo electrónico a alejandrarodriguez@eltrolley.com.

INFORMACIÓN QUE RECOLECTAMOS Y ALMACENAMOS:

Dependiendo de la relación que el titular tenga con EL TROLLEY, la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:

• Datos generales de contacto, tales como: dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico.

• Datos particulares según el tipo de vinculación: clientes, empleados y contratistas; nivel de ingresos, datos financieros, capacidad de endeudamiento, patrimonio bruto, personas a cargo, composición del grupo familiar, hobbies o aficiones, bienes que posee, información laboral.

• Datos sensibles: Proveedores datos biométricos.

• La información personal que se recoge de los proveedores, por conducto de las diversas fuentes puede incluir, pero no limitarse a:

· Nombre, sexo y culto religioso.

• Lugar, fecha de nacimiento y género.

• Dirección física, de correo electrónico, números de teléfonos, celular, fax y de localizadores personales.

• Empleador, su ubicación y datos de contacto.

• Contactos familiares o de responsables legales.

• Grado de educación básica, secundaria o universitaria. Profesión.

• Información necesaria para facilitar la prestación de servicios, incluyendo información familiar o laboral.

• Número de cédula, pasaporte o NIT, nacionalidad y país de residencia.

• Aseguradora o prestadora de servicios de salud.

• Uso de productos y servicios.

Política para el tratamiento de datos sensibles:

EL TROLLEY, no recolectará, incorporará ni almacenará datos sensibles de sus proveedores, clientes, empleados o terceros a menos que exista una autorización previa del titular de la información. Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación contractual con el titular, siempre y cuando la ley exija o permita acceder a información sensible de este.

La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa la incorporación de estos, y en esta se señalará la finalidad para la cual se incorporan, se indicará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa, y los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información. No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular. El acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la ley.

Política para el tratamiento de datos de niños y adolescentes: Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, EL TROLLEY sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de datos personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, EL TROLLEY deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

FINALIDAD

Los datos personales son objeto de tratamiento por parte de EL TROLLEY con las siguientes finalidades:

• Proveer e informar nuestros productos y/o servicios.

• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros proveedores, clientes, proveedores, y empleados.

• Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios.

• Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios.

• Enviar información de alto interés sobre salud ocupacional.

• Enviar información a sus proveedores, trabajadores y clientes.

• Verificación saldos de sus acreedores.

• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

AUTORIZACIÓN

EL TROLLEY debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.

• Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos personales.

• Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas.

Se requiere que el titular manifieste su voluntad de autorizar que EL TROLLEY realice el tratamiento de sus datos personales.

Esta manifestación de voluntad del titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por EL TROLLEY tales como:

• Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.

• De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.

• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los términos y condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el tratamiento de sus datos personales.

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por EL TROLLEY, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

• Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al titular, debe informársele claramente:

• Los datos personales que serán recolectados.

• La identificación y datos de contacto del responsable y del encargado del tratamiento.

• Las finalidades específicas del tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los datos personales.

• Cuáles son los derechos que tiene como titular de los datos personales

• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

VIGENCIA

La información suministrada por los titulares permanecerá almacenada por el término necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada.

MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

EL TROLLEY se reserva el derecho de modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico y, en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.

Última revisión: 10/06/2024

SAMUEL CASTRO BALLESTEROS

Gerente General